15 tips til effektivisering av regnskapsfunksjonen

27.2.2013

Regnskapsavdelingen er en sentral enhet i organisasjonen. Det er viktig å påse at arbeidet som gjøres her er av god kvalitet og utføres effektivt. Her er noen tips som kan bidra til at dere får en mer effektiv regnskapsfunksjonen.

 

  1. Jevnlig kompetanseheving er viktig for å heve medarbeidernes økonomiske helhetsforståelse, slik at feil og avvik oppdages tidligere. Forståelse, kunnskap og ansvar gjør jobben mer interessant for medarbeiderne, de yter mer og er mer lojale overfor arbeidsgiver.

  2. Ansvarliggjør regnskapsavdelingen, de bør også ha et forhold til nøkkeltall!

  3. Likviditet er viktig! Derfor bør kontantstrømmen følges nøye av regnskaps- eller økonomiavdelingen.

  4. Oppgaver og kontroller må støttes av gode verktøy og informasjon. Større grad av automatisering av prosesser bør også vurderes.

  5. Dette er medarbeidere som sitter mye foran skjem - sørg for godt fysisk arbeidsmiljø.

  6. Sørg for logiske og oppnåelige frister. Skap forankring også for frister regnskapsavdelingen gir internt i organisasjonen, f.eks ved fakturagodkjenninger.

  7. Gjør en risikovurdering i forhold til i hvilken grad dere i månedsavslutningen kan basere arbeidet på estimater fremfor eksakte tallstørrelser for å få rapporter ferdig tidligere.

  8. Sørg for gjennomarbeidede rapporteringsmodeller, som er enkle å utarbeide, gjør kvalitetssikringsarbeidet enklere og gir gode beslutningsgrunnlag.

  9. Kutt ut aktiviteter eller kontroller som gjøres dobbelt eller egentlig er unødvendige. Sørg for effektive arbeidsprosesser og ha fokus på kontinuerlig forbedring av prosessene.

  10. Gjør en prosessanalyse som involverer nøkkelpersoner fra ulike berørte enheter i organisasjonen. Dette for å strømlinjeforme prosessene og unngå suboptimalisering.

  11. Sørg for hensiktsmessig arbeidsdeling og unngå flaskehalser.

  12. Sørg for gode kommunikasjonsrutiner i organisasjonen og se også til at den uformelle kommunikasjonen fungerer godt - denne er ofte vel så viktig.

  13. Sikre en god dokumentasjon av prosesser og rutiner. Ha back-up i tilfelle sykdom, og sørg for en rullering slik at de som er back-up-ressurser ved sykdom jevnlig utfører oppgavene.

  14. For å sikre felles forståelse av kravene som stilles til avdelingen bør du sørge for at relevante retningslinjer er tilgjengelige.

  15. Gi medarbeiderne i regnskapsavdelingen forståelse av at jobben de gjør er viktig, mange viktige beslutninger tas på grunnlag av data produsert av dem.