15 tips til forbedring av regnskapsfunksjonen
Jobber dere med kontinuerlig forbedring av prosesser i din virksomhet? Det er vanlig å ha forbedringsfokus på prosesser som dreier seg som produksjon og logistikk. Men det kan også være mye å hente ved å ta samme gjennomgangen på stabsfunksjoner. Regnskapsavdelingen er en sentral enhet i organisasjonen. Det er viktig å påse at arbeidet som gjøres her er av god kvalitet og utføres effektivt. Her er noen tips som kan bidra til at dere får en mer effektiv regnskapsfunksjon.
- Jevnlig kompetanseheving er viktig for å heve medarbeidernes økonomiske helhetsforståelse, slik at feil og avvik oppdages tidligere. Forståelse, kunnskap og ansvar gjør jobben mer interessant for medarbeiderne, de yter mer og er mer lojale overfor arbeidsgiver.
- Ansvarliggjør regnskapsavdelingen, de bør også ha et forhold til nøkkeltall!
- Likviditet er viktig! Derfor bør kontantstrømmen følges nøye av regnskaps- eller økonomiavdelingen.
- Oppgaver og kontroller må støttes av gode verktøy og informasjon. Større grad av
automatisering av prosesser bør også vurderes.
- Dette er medarbeidere som sitter mye foran skjem - sørg for godt fysisk arbeidsmiljø.
- Sørg for logiske og oppnåelige frister. Skap forankring også for frister
regnskapsavdelingen gir internt i organisasjonen, f.eks ved fakturagodkjenninger.
- Gjør en risikovurdering i forhold til i hvilken grad dere i månedsavslutningen kan
basere arbeidet på estimater fremfor eksakte tallstørrelser for å få rapporter
ferdig tidligere.
- Sørg for gjennomarbeidede rapporteringsmodeller, som er enkle å utarbeide, gjør
kvalitetssikringsarbeidet enklere og gir gode beslutningsgrunnlag.
- Kutt ut aktiviteter eller kontroller som gjøres dobbelt eller egentlig er
unødvendige. Sørg for effektive arbeidsprosesser og ha fokus på kontinuerlig
forbedring av prosessene.
- Gjør en prosessanalyse som involverer nøkkelpersoner fra ulike berørte enheter i
organisasjonen. Dette for å strømlinjeforme prosessene og unngå suboptimalisering.
- Sørg for hensiktsmessig arbeidsdeling og unngå flaskehalser.
- Sørg for gode kommunikasjonsrutiner i organisasjonen og se også til at den uformelle
kommunikasjonen fungerer godt - denne er ofte vel så viktig.
- Sikre en god dokumentasjon av prosesser og rutiner. Ha back-up i tilfelle sykdom, og
sørg for en rullering slik at de som er back-up-ressurser ved sykdom jevnlig
utfører oppgavene.
- For å sikre felles forståelse av kravene som stilles til avdelingen bør du sørge
for at relevante retningslinjer er tilgjengelige.
- Gi medarbeiderne i regnskapsavdelingen forståelse av at jobben de gjør er viktig,
mange viktige beslutninger tas på grunnlag av data produsert av dem.
Gi regnskapsmedarbeiderne i din organisasjon økt kompetanse og motivasjon ved å tilby de å delta på konferansen Regnskapsmedarbeideren som arrangeres av KAN Econa 14.-15. juni.
Du kan lese mer om konferansen her: Regnskapsmedarbeideren.