Econas personvernerklæring

Personvernerklæringen forteller om hvordan Econa samler inn og bruker personopplysninger.

Er du medlem i Econa eller bruker vårt tilbud, gir du Econa tilgang til opplysninger om deg. Econa er behandlingsansvarlig for informasjonen du registrerer hos oss, den er trygt lagret og brukes kun i henhold til denne personvernerklæringen og eventuelle samtykker du har gitt oss. Nedenfor finner du informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Econa ved administrerende direktør Tom Bolstad.

Kontaktinformasjon er:

Adresse: Rosenkrantz’ gate 22

E-post: post@econa.no

Telefon: 22 82 80 00

Organisasjonsnr.: 967 371 696 

Personopplysninger som samles inn og behandles

Econa mottar og innhenter personopplysninger i forbindelse med de tjenester vi yter våre medlemmer. Econa vil kun innhente personopplysninger i den utstrekning det er nødvendig for å yte tjenester og oppfylle plikter overfor medlemmer og andre. Personopplysninger vil i det vesentlige innhentes fra de registrerte selv, men kan i enkelte tilfeller også innhentes fra tredjeparter.

Som medlem av Econa har du tilgang til det vesentlige av personopplysninger som behandles om deg gjennom «Mitt Econa» på våre nettsider.

For behandling av personopplysninger som er basert på samtykke, vil du ha mulighet til å trekke tilbake samtykket hvis du senere ikke ønsker at behandlingen skal fortsette. Dette vil enten kunne gjøres via «Mitt Econa» eller ved å kontakte oss på post@econa.no.

Hvis du trekker samtykket vil dette imidlertid kunne medføre at de tjenester som ytes eller behandling som skjer på grunnlag av samtykket, ikke vil kunne gjennomføres.

Hvis du ønsker å slette enkelte personopplysninger tilknyttet deg, kan det enten gjøres gjennom «Mitt Econa» eller ved å kontakte oss så lenge det er anledning til slik sletting.

For identifikasjon og for å kunne fakturere lagrer vi:

  • Navn
  • E-postadresse
  • Bostedsadresse
  • Fødselsnummer
  • Kontingentkategori
  • Mobiltelefon (for påminnelse om faktura samt for innhenting av e-postadresse ved retur av utsendte e-post. Mobilnummer brukes i tillegg som identifikator ved pålogging til Mitt Econa)

For å kunne godkjenne medlemskap må vi lagre:

  • Utdanningssted
  • Eksamensår for master (krav om mastergrad for medlemskap)
  • Arbeidsgiver

Kontingentreduksjon

Søker du kontingentreduksjon på grunnlag av sykdom vil vi oppbevarehelseopplysninger om deg så lenge kontingentreduksjonen varer.

Opplysninger om verv i Econa

Stiller du som kandidat til et tillitsverv i Econa gir du tillatelse til at valgkomiteen kan kontakte deg. Videre gir du gir du valgkomiteen tillatelse til å offentliggjøre ditt navn på Econas nettsider, dersom du ikke ønsker en slik offentliggjøring kan du kontakte den aktuelle valgkomiteen.

Når du har verv i Econa sentralt eller lokalt vil din kontaktinformasjon være tilgjengelig på nettside og/eller på innloggede sider, "Mitt Econa", slik at medlemmer kan kontakte deg ved behov. Navnet ditt, hvilken rolle du er valgt til, kontaktinformasjon og bilde vil være tilgjengelig for andre.

Personopplysninger om tidligere verv i Econa oppbevares i et historisk arkiv. Personopplysninger om kandidater som stiller til valg blir presentert for organgene som skal velge dem, og blir liggende i saksdokumentasjon i foreningens levetid. 

Det behandles personopplysninger om deg når du sender skjema for reiseregning til administrasjonen.

Kommunikasjon

Econas kjernevirksomhet handler i stor grad om å samle medlemmene om felles faglige, sosiale og økonomiske interesser, og å virke for medlemmenes interesser i lønns- og arbeidsforhold.

Vi må derfor kunne sende deg som medlem noe informasjon på e-post, mens du kan velge selv i innstillingene dine hva du ønsker av tilbud og tilpassede nyheter.

Ved medlemskap godtar du at vi sender deg på e-post:

  • Viktig medlemsinformasjon som kan påvirke ditt medlemskap, som kontingentendring, endring i betingelser, vedtekter eller vilkår.
  • Nytt fra arbeidslivsavdelingen – dette gjelder dem som har tariffbasert lønn og er tilknyttet en tillitsvalgt.
  • Lønnsstatistikk. Statistikken er et av våre mest populære medlemstilbud. For å kunne opprettholde tilbudet sender vi alle medlemmer en undersøkelse i året. Vi sender den ut til alle, og vi håper de fleste svarer, men det er frivillig.
  • Valgkomiteene kan kontakte medlemmer angående verv i Econa. Dette ses som en naturlig del av Econas arbeid som medlemsforening. 

Våre medlemstilbud og -fordeler er ofte årsaken til medlemskap. Derfor vil du automatisk få følgende (dette kan du endre på "Mitt Econa"):

  • Fagtidsskriftet Magma i posten
  • Nyhetsbrev med aktuelt medlemsstoff og medlemstilbud
  • E-post med faglige og sosiale og arrangementer og kurs fra din lokalavdeling/studentgruppe/nettverksgruppe

Klikkstatistikk

Econa bruker klikk fra nyhetsbrev og andre e-postutsendelser for å se hva medlemmene er mest interessert i på gruppe- og individnivå. Formålet er å tilby mer relevant informasjon til medlemmene.

Arrangements- og kursdeltakelser

Er du medlem i Econa og deltar på våre kurs og arrangementer godtar du at vi lagrer din deltakelsesinformasjon i 10 år. Vi bruker informasjonen til statistiske formål så vi kan tilby et relevant og godt medlemstilbud.

Når du er meldt på et arrangement eller kurs godtar du at vi sender deg en påminnelse om deltakelse før avholdelse på SMS og/eller e-post. Vi vil også sende varsel om avholdelsen blir kansellert eller andre vesentlige endringer.

Ved kurs og arrangement som inkluderer overnatting på hotell sender vi navn og kontaktinformasjon til arrangementsstedet og eventuelt reisebyrå.

Lønns- og medlemsundersøkelser

Econa sender ut årlige medlems- og lønnsundersøkelser til alle medlemmer. Å svare på undersøkelsene er frivillig. De som svarer hjelper oss så vi vet hvilke tjenester vi kan bli bedre på og hva medlemmene er fornøyde med.

Econas undersøkelser er ikke anonyme, men data behandles konfidensielt. Bakgrunnen for at undersøkelsene som hovedregel ikke er anonyme er undersøkelsesteknisk. Når en undersøkelse stenges anonymiseres undersøkelsen. Undersøkelser stenges senest to måneder etter utsending hvis ikke annet er nevnt. Undersøkelser der anonymisering åpenbart vil skade formålet anonymiseres ikke i etterkant. Respondenten skal opplyses om dette. Når undersøkelsens formål ikke lenger forsvarer lagring av data skal slike undersøkelser slettes eller data anonymiseres.   

Spesielt om lønnsundersøkelsen

Lønnsundersøkelsen er ikke anonym. Data behandles konfidensielt, og du kan kontakte post@econa.no om du vil at data skal slettes. Datasettene med anonyme respondenter lagres for alltid da lønnsstatistikken er et av Econas kjernetilbud. 

Nettstatistikk

Vi logger informasjon om besøk på Econas nettsider for å kunne tilpasse nettsiden bedre til brukerne. Vi ivaretar personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken identifiseres ikke enkeltpersoner. Vi har valgt at Google Analytics bare skal bruke en del av IP-adressen til geolokalisering, altså til å se hvor brukeren er, i stedet for hele IP-adressen. 

Informasjonskapsler (cookies)

Nettsidene våre benytter informasjonskapsler (ofte kalt cookies) for at du som medlem skal kunne logge deg inn på din egen side på "Mitt Econa", samt for trafikkanalyse slik at vi kan lage brukervennlige nettsider for deg. 
Les mer

Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker samtykket ditt. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. 

Oppbevaring av dine opplysninger ved eventuell utmelding

  • Vi oppbevarer informasjon om medlemskapet ditt i to år etter utmelding. Dette er av administrative hensyn, blant annet for å kunne rapportere inn fradragsberettiget beløp til Skatteetaten, samt søke om offentlig støtte til arbeidet vårt for yngre medlemmer.
  • Betalingshistorikk lagres i fem år i henhold til regnskapsloven.
  • Eventuelle advokatbistandssaker vil bli oppbevart i 10 år i henhold til advokatforskriften.

Etter at behandlinger er oppbevart i tidsperioden skissert i punktene ovenfor sletter vi informasjonen om deg. Medlemsperioden og type medlemskap anonymiserer vi deretter for bruk til medlemsstatistikk. 

Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg, eller fordi det er nødvendig for å utføre bestemte oppgaver slik at vi kan yte tjenester til deg som medlem, eller at det er et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Econa bruker flere databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått tydelige avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Econas bank- og forsikringsavtale benyttes av en stor del av våre medlemmer. For sikre at kun våre medlemmer får tilbudet om rabatterte priser vasker våre samarbeidspartnere, for tiden Bafo (forsikringsmegler for Econa Forsikring) og Danske Bank jevnlig sine lister opp mot vårt medlemsregister. Dette gjøres for at de skal kunne gjenkjenne deg som medlem når du tar kontakt. Listene brukes kun til dette og ikke til markedsføring. Informasjonssikkerheten er ivaretatt i en avtale.

Tillitsvalgte sin tilgang til personopplysninger

Tillitsvalgte har ikke tilgang til Econas medlemsregister. Lokale tillitsvalgte får tilgang til en liste over «sine» medlemmer på Mitt Econa. Visningen inneholder informasjon om navn, epost, telefon, arbeidsgiver, stilling, tariffområde og innmeldingsdato til medlemmene i medlemsgruppen. Lokale tillitsvalgte mottar også informasjon om nye medlemmer på arbeidsplassen, slik at medlemmenes interesser kan ivaretas blant annet i forhandlinger.

Sentrale tillitsvalgte – i styret, lokalavdelinger, fagutvalg, lønns- og arbeidslivsutvalg og lignende – har ikke tilgang til medlemsregister eller -lister.

Lokalavdelinger og studentgrupper som avholder kurs og arrangement har oversikt over din deltakelse. Etter gjennomført deltakelse slettes informasjonen.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

På din personlige krypterte nettside, "Mitt Econa", kan du endre dine opplysninger og trekke tilbake samtykker.

Du kan til enhver tid kontakte Econa dersom du har spørsmål eller henvendelser knyttet til behandling av dine personopplysninger.

Henvendelsene rettes til denne e-postadressen: personvernombud@econa.no

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av alle personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.  

Datatilsynet har utarbeidet en mal du kan bruke dersom du ønsker innsyn i opplysningene. Vi anbefaler deg å bruke denne malen når du kontakter oss.

Mal ved ønske om innsyn

Krav om innsyn i egne personopplysninger vil bli prioritert hos oss så raskt som mulig. Vi gjør oppmerksom på at behandlingen kan ta noe lenger tid ved ferie/helligdagsavvikling.

Datatilsynet har oppstilt en generell frist på 30 dager på å besvare denne type henvendelser. Dersom vi ikke klarer å besvare henvendelsen din innen den tid, vil du høre fra oss.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet på www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Vi vil gjøre deg oppmerksom på disse forandringene i en e-post. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.