Hvordan forberede et digitalt intervju

Digitale møter har fått en kraftig oppsving under pandemien, også jobbintervjuer. Noen bedrifter var godt i gang med digitale førstegangsintervjuer lenge før koronaen brøt ut, men mange har også gått en bratt læringsstige. Hvordan skal man finne de riktige medarbeiderne når kandidaten møter en fra kjellerstua, med knitrete linjer og et digitalt nikk?

Kristine Kjellsen slår et slag for at rekrutteringsprosessen må være strukturert, og at selve intervjuet på et minimum bør være semi-strukturert.

-Det er lett å falle for de som prater deg rundt, de som tar rommet eller de som er kjempekarismatiske, noe de ekstroverte drar fordel av i fysiske og ustrukturerte intervjuer, sier Kjellsen, klinisk psykolog og spesialist innen organisasjonspsykologi ved AFF.

Ved strukturerte prosesser gir man alle de samme spørsmålene og oppgavene. Dette gjør det enklere å sile og finne riktig kandidat å gå videre med, fordi de i større grad lar seg sammenligne. Disse prosessene kan gjerne være digitale, mener psykologen.

Bruk prosessen til å bygge merkevaren

Å søke etter ny medarbeider er en god mulighet for bedriften til å vise seg frem, og få omtale av sin merkevare. Jobbintervjuet er bare en del av en større prosess som bedriftene bør utnytte mer, ifølge Kjellsen. Det viktigste er å ha en strategi rundt rekrutteringen generelt. Rekruttering er alt fra merkevaren du bygger i markedet til å få folk til å bli interessert i å jobbe i selskapet ditt. Hun anbefaler å lage en strategi, som også ivaretar de digitale mulighetene, der man ser på hele løpet for rekruttering for ikke å miste verdifulle muligheter.

Kristine Kjellsen kommer med råd til både arbeidsgiver og kandidat.

Hva bør arbeidsgiver tenke over før det digitale intervjuet:

- Definer hva du er på jakt etter

- Hvilken type teknologi skal benyttes (nettsider, sosiale medier, VR, AI, simulering, gamification, video/telefon intervjuer, automatisering), og hvordan skal det brukes.

- Skal du bruke en teknologi du ikke er kjent med, ha med en som kan styre teknologien i intervjuene. Konsentrer deg om kandidaten, ikke om det tekniske.

- Legg til rette for at den som søker er klar teknisk. Send gjerne ut tekniske krav i forkant, eks. om de må laste ned en applikasjon, og legg til rette for at de kan teste på forhånd.

- Vær tydelig på hvordan prosessen er lagt opp. Skal det brukes personlighetstester, hvordan foregår tilbakelesninger. Skal det være caseintervju? Hvordan foregår fagvurderingen, eventuelt hvilken teknologi skal brukes til dette. Når skal dere eventuelt møtes fysisk?

- Sørg for en transparent prosess og gi kandidaten en tidslinje på når ting vil skje.

- Hold avtaler. Beste måten å bygge tillit på er å være tydelig på hva du skal gjøre, og gjøre det.

- Vær til stede i alle møtepunktene. Ikke sjekk e-post eller Facebook, men se kandidaten hele tiden. Det er veldig synlig hvis du gjør noe annet ved siden av.

For deg som skal i digitalt intervju:

I tillegg til de grunnleggende hygienefaktorene som forberedelser om stillingen og selskapet, bør du tenke på dette

- Planlegg som du skal på et fysisk intervju (klær, lokasjon) Dette gjør noe med ditt mindset og respekten for den som intervjuer deg.

- Ikke tenk at digitale intervjuer er enklere, ikke bli slumsete. Det er ikke mindre formelt enn et tradisjonelt fysisk jobbintervju.

- Husk dette er en toveis prosess, dere skal vurdere hverandre.

- Sett deg inn i teknologien i forkant. Ikke kast bort verdifull tid på tekniske problemer.

- Øv – dette er nytt for folk. Øv gjerne med noen du stoler på og som kan gi ærlige tilbakemeldinger.

- Se inn i kameraet – eller inn i skjermen. Dette skaper nærhet og tillit. Ikke se på en annen skjerm. Om det blir vanskelig, ta utskrift av det du trenger (CV, annonse el.) og plasser det opp bak skjermen din. Ha penn og papir tilgjengelig. Lag deg jukselapp, heng den rett bak kameraet. Skriv opp det viktigste du må si. Dette er det nærmeste man kommer øyekontakt i denne settingen.

- Pass på at det ikke plutselig er folk som går bak deg. Unngå støy og forstyrrelser.

- Tenk gjennom hvordan du ønsker å presentere deg selv. Det er lett å bli teoretisk og snakke om hva du ville ha gjort i en hypotetisk situasjon. De som spør er på jakt etter hva du faktisk ville ha gjort. Mange av oss vet hva vi bør gjøre, men gjør allikevel ikke. Tenk gjennom vanskelige situasjoner du har vært borte i, smarte grep du har gjort, ting som du ønsker å forbedre. Ha reelle eksempler, dette er mer kraftfullt.

 

Kristine KjellsenOm Kristine Kjellsen

Stilling: Seniorkonsulent

Arbeidssted: AFF (Administrativt forskningsfond)

Utdanning: Psykolog, Spesialist i organisasjonspsykologi

Bosted: Bergen

 

 

Noen publikasjoner om digitale team og rekruttering:

  • Kjellsen, K. & Maynard, T., M. (2015). Leading Organizational Restructuring: A Field Study of Virtual Team and Individual Members’ Reaction. European Association of Work and Organizational Psychology, Konferanse Mai 2015, Oslo.
  • Kjellsen, K. (2015). An investigative study: Are you waiting for your cat to bark when initiating change in virtual organizations?, Spesialistoppgave
  • Gro M. Sandal, Fons van de Vijver, Hege H. Bye, David L.Sam, Benjamin  mponsah, Nigar Cakar, Gabriele H. Franke, Rosnah Ismail, Kristine Kjellsen, Ankica Kosic, Anne Leontieva, Shahrnaz Mortazavi, and Catherine Tien-Lun Sun, (2014). Intended Self-Presentation Tactics in Job Interviews, Journal of Cross-Cultural Psychology; 2014-05-05.