Prøvetiden fungerer – men den forplikter

Wiersholm-advokatene Fougner og Falch-Olsen har i to innlegg i DN den 12. og 27. mars uttalt at arbeidsgiver ikke opplever at prøvetiden er reell. Mye av løsningen ligger imidlertid hos arbeidsgiver selv – ikke hos domstolen eller lovgiver.

Prøvetiden fungerer – men den forplikter

Årsaken til at prøvetiden ikke oppleves som reell og at domstolen overprøver arbeidsgiver i mange saker er ofte den samme; arbeidsgiver kan ikke dokumentere at arbeidstaker har fått nødvendig tilbakemelding og veiledning. Videre er det ikke så vanskelig å tenke seg at manglende oppfølging av arbeidstakeren også kan være årsaken til at arbeidstakeren ikke passer stillingen.

Løsningen er derfor bedre oppfølging og kommunikasjon – ikke en lovendring som svekker nye arbeidstakeres stillingsvern. Her er tre råd til hvordan arbeidsgiver kan følge opp sine nyansatte bedre, og samtidig sikre dokumentasjon for en eventuell oppsigelse:

En nyansettelse er en krevende prosess, og det er som regel svært kostbart å ansette feil person.  At noen i ettertid stemples som en feilansettelse, skyldes ofte at innfasingen er for dårlig. Den ansatte får ikke oppfølging, og får dermed stempelet som feilansettelse.

Prøvetiden kan være et effektivt virkemiddel for å hindre dette – men kun dersom den brukes riktig. Prøvetiden er ikke, og bør heller ikke være, en enveis audition for arbeidstaker hvor arbeidsgiver kan lene seg tilbake og observere om den nyansatte passer inn i stillingen.

Formålet med prøvetiden er å gi både arbeidsgiver og arbeidstaker anledning til å prøve ut arbeidsforholdet. For at prøvetiden skal være mest mulig reell, er det en forutsetning at arbeidstaker gis mulighet til å prøve seg frem, bli lært opp i sine nye arbeidsoppgaver og bli kjent med de krav som stilles til ham eller henne. Dokumentasjon av arbeidsgivers oppfølging av arbeidstaker vil være av stor betydning ved vurderingen av om oppsigelsen i prøvetiden, etter arbeidsmiljøloven § 15-6, er å anse som saklig.

Årsaken til at prøvetiden kanskje ikke oppleves som reell og at domstolen overprøver arbeidsgiver i mange saker er ofte den samme; arbeidsgiver kan ikke dokumentere at arbeidstaker har fått nødvendig tilbakemelding og veiledning. Det er videre ikke så vanskelig å tenke seg at den manglende oppfølgingen av arbeidstakeren også kan være årsaken til at arbeidstakeren ikke passer stillingen.

Løsningen er derfor bedre oppfølging og kommunikasjon – ikke en lovendring som svekker nye arbeidstakeres stillingsvern. Her er tre gode råd til hvordan arbeidsgiver kan følge opp sine nyansatte bedre, og samtidig sikre dokumentasjon for en eventuell oppsigelse:

1.Skap en god start – innføring i regler og rutiner

Umiddelbart etter oppstart bør den ansatte gis mulighet til å sette seg inn i reglene på arbeidsplassen, for eksempel eventuell tariffavtale, personalhåndbok, arbeidsreglement, HMS-rutiner, arbeidsrutiner, sikkerhetsrutiner, strategier eller annet som er relevant for virksomheten. Den nyansatte bør deretter signere på at de er blitt gjort kjent med innholdet i bestemmelsene.

På denne måte sikres det at rammene og handlingsrommet blir klarere for den nyansatte. I tillegg vil signaturen på at den nyansatte har blitt gjort kjent med innholdet i dokumentene normalt kunne vektlegges dersom vedkommende skulle opptre i strid med disse.

2. Avklar forventninger

I løpet av den første uken er det hensiktsmessig å ha ett møte for å tydeliggjøre arbeidsgivers forventninger til den ansatte. Herunder om hvordan vedkommende skal representere virksomheten utad, eventuelle mål, hvordan arbeidet skal utføres og hvordan det forventes at vedkommende rapporterer internt. I tillegg bør det informeres om hvordan opplæring skal foregå og hvilke rutiner det er for tilbakemelding om hvordan tilpasningen til den nye jobben går. Til slutt er det også viktig at den nyansatte får komme med sine forventninger til stillingen og sin rolle i virksomheten.

Møtet bør dokumenteres skriftlig. Det kan skje i form av et referat som med fordel kan signeres, eller mer uformelt ved å sende en oppsummerende e-post der det bes om tilbakemelding på om noe er uklart.

3. Opplæring og oppfølging

Arbeidsgiver må påse at den nyansatte får den opplæringen vedkommende har behov for ut fra sin bakgrunn og kompetanse. Det bør fremkomme skriftlig at det har blitt gitt opplæring, om hva det har blitt gitt opplæring i og hvordan det har foregått.

Under prøvetiden bør den ansatte få tilbakemelding om hvordan arbeidsgiver vurderer hans arbeid og tilpasning til arbeidsplassen. Både reglene/rutinene og forventningsavklaringen er et godt utgangspunkt for å gi tilbakemeldinger.

Dersom arbeidstaker ikke tilfredsstiller kravene til stillingen bør det raskt avklares om arbeidstakeren trenger mer opplæring eller veiledning for å mestre arbeidet bedre. Tilbakemeldingene og hva virksomheten har gjort for å veilede den nyansatte bør videre dokumenteres.

Avslutningsvis er det viktig å bemerke at også arbeidstakeren i prøvetiden har et ansvar for å etterspørre veiledning og/eller opplæring dersom vedkommende savner dette. Det er helt åpenbart også i arbeidstakerens interesse at prøvetiden blir en flott og lærerik start i virksomheten.

Av advokat og leder av Econa Arbeidsliv, Per Christian Rogdar og advokatfullmektig Heidi Fuglesang, Econa. Innlegget var på trykk i DN 14. april.