Etiske krav til leverandører
Vi stiller tydelige krav til våre leverandører fordi de er en viktig del av hvordan vi skaper verdi. Retningslinjene skal sikre ansvarlig, bærekraftig og etisk praksis – i tråd med våre verdier og forventninger.
Menneske- og arbeidstakerrettigheter
Brudd på etiske retningslinjer
Introduksjon
Econas leverandører, forretnings- og samarbeidspartnere er sentrale for evnen til å utføre vår virksomhet. Econa ønsker at våre forretningsforhold skal være basert på tillitt og åpenhet, og at våre leverandører deler Econas holdning til etikk og etterlevelse.
Econas etiske retningslinjer for leverandører (heretter «etiske retningslinjer») uttrykker våre forventninger og fastsetter våre krav til alle leverandører, samarbeids- og forretningspartnere (heretter «leverandører»), inkludert leverandørens ansatte, styremedlemmer, innleid personell, og konsulenter som jobber på oppdrag for en leverandør til Econa.
Econas etiske retningslinjer er basert på gjeldende lover og regler, sentrale FN-konvensjoner og ILO-konvensjoner. Econa er medlem av FNs Global Compact og utfører vår virksomhet i henhold til de ti prinsippene i FNs Global Compact.
Econa forventer at våre leverandører følger gjeldende lovgivning, respekterer internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, og følger etiske standarder som samsvarer med det materielle innholdet i våre etiske retningslinjer når de jobber for eller sammen med Econa.
Vi forventer at våre leverandører også følger de ti prinsippene i FNs Global Compact. Leverandører skal også sørge for at tilsvarende videreføres til underleverandører som medvirker til arbeid for Econa.
Econas ambisjon er å være en pådriver for at FNs bærekraftsmål nås gjennom bærekraftig utvikling av egen virksomhet, næringsliv og samfunn. Econa forventer at leverandøren vil bidra med relevant informasjon knyttet til bærekraft, samt bidra til at Econa kan gjennomføre revisjoner og besøk for å observere leverandørens virksomhet og arbeid for bærekraft. Du kan lese mer om vårt bærekraftsarbeid her: bærekraft i Econa.
Lover og regler
Econas leverandører forventes å ha retningslinjer som lever opp til Econas etiske retningslinjer, internasjonalt anerkjente konvensjoner og relevant nasjonal lovgivning i land der leverandøren opererer. Leverandørens virksomhet skal være lovlig.
I de tilfeller hvor nasjonale lover og standarder ikke er sammenfallende med etiske retningslinjer, skal Econas leverandører alltid oppfylle de strengeste kravene, forutsatt at dette ikke strider med gjeldende lovgivning.
Miljø og klima
Econa ønsker å være en samfunnsansvarlig aktør som tar ansvar for miljø og klima gjennom tiltak som bl.a. miljøtårnsertifisering og bærekraftsarbeid (se introduksjonen).
Leverandører skal overholde alle lovpålagte miljøstandarder. De forventes å ha en «føre-var-tilnærming» knyttet til forurensning, miljørisiko og andre miljø- og klimautfordringer. Våre leverandører skal ta initiativ til større miljøansvar, og forventes å ta rimelige skritt for å overvåke, og arbeide for å minimere negativ miljøpåvirkning fra sin virksomhet. Leverandøren skal oppmuntre til utvikling og bruk av miljøvennlig teknologi.
Menneske- og arbeidstakerrettigheter
Econas leverandører skal støtte og respektere internasjonalt vedtatte menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Leverandøren må sørge for å ikke gjøre seg delaktig i brudd på menneskerettighetene.
Organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr. 87, 98, 135 og 154 og FNs Global Compacts prinsipp nr. 3)
Econas leverandører skal sikre og anerkjenne retten til organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger. Leverandører skal respektere arbeidstakernes rett til å etablere eller slutte seg til fagforeninger eller ansattorganisasjoner.
Ansatte skal ha rett til å forhandle kollektivt, uten frykt for trusler eller represalier. Leverandører skal ikke diskriminere de ansattes representanter eller fagforeningsmedlemmer, som skal ha adgang til å utføre sitt arbeid som representanter på arbeidsplassen.
I de tilfeller hvor organisasjonsfrihet og kollektive lønnsforhandlinger er begrenset av nasjonal lovgivning, skal leverandører sikre at ansatte fritt kan velge sine egne representanter.
Tvangsarbeid (ILO-konvensjon nr. 29 og 105 og FNs Global Compacts prinsipp nr. 4)
Econas leverandører skal ikke bruke noen form for tvang i forbindelse med ansettelse eller arbeidsforhold og støtte avskaffelse av alle former for tvangs- eller pliktarbeid. Leverandører skal sikre at arbeidsforholdet mellom den ansatte og Leverandør er basert på frivillighet og uten trusler av noen form. Leverandørene skal sikre at alle ansatte står fritt til å forlate arbeidsplassen eller avslutte arbeidsforholdet etter å ha meddelt leverandøren om dette på en rimelig måte.
Ansatte skal ikke behøve å deponere penger, identitetspapirer eller lignende i den hensikt å bli ansatt eller opprettholde et ansettelsesforhold.
Barnearbeid (FNs konvensjon om barnets rettigheter, ILO-konvensjoner nr. 138, 182 og 79, ILO-anbefaling nr. 146 og FNs Global Compacts prinsipp nr. 5)
Leverandører skal ikke benytte seg av barnearbeid og støtte avskaffelse av barnearbeid. Med «barn» skal forstås en person som er under 15 år, under minimumsalder for avslutning av obligatorisk skolegang eller under den lovlige sysselsettingsalderen i det aktuelle landet. Den høyeste av de forannevnte aldersalternativene skal gjelde.
Hvis leverandører benytter arbeidere yngre enn 18 år, skal leverandøren kunne dokumentere at arbeideren ikke utfører helseskadelig eller farlig arbeid, inkludert overtid og nattskift.
Forbud mot diskriminering og trakassering (ILO-konvensjoner nr. 100 og 111, FNs Kvinnediskrimineringskonvensjon og FNs Global Compacts prinsipp nr. 6)
Leverandører skal fremme likestilling i ansettelsesforhold og skal ha nulltoleranse for direkte og indirekte diskriminering og trakassering samt forhindre oppsigelse på usaklig grunnlag.
Leverandører skal behandle alle ansatte på en rettferdig måte og tilstrebe kjønnsbalanse, mangfold og inkludering gjennom hele virksomheten og i alle ledernivåer. Leverandører skal handle aktivt dersom avvik fra dette observeres. Leverandøren skal motarbeide diskriminering i forbindelse med yrke og lønnet arbeid.
Ansettelsesvilkår
Leverandører skal avlønne sine arbeidstakere i samsvar med enhver nasjonal lovmessig standard for minimumslønn. Lønnen skal være skriftlig avtalefestet og overføres til de ansatte til avtalt tid.
Leverandører skal sikre at alle ansatte har skriftlige arbeidsavtaler som beskriver ansettelsesvilkårene på et språk som den ansatte forstår. Avtalen skal inneholde informasjon som er påkrevd i henhold til nasjonal lovgivning og som et minimum inneholde informasjon om stilling, arbeidssted, lønn, arbeidstid, ukentlige hviledager og lovmessig ferie.
Arbeidstid (ILO-konvensjon nr. 1 og 14)
Leverandører skal sikre at lovpålagte arbeidstidsbestemmelser overholdes og arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller tariffavtale. Pålagt overtidsarbeid skal være begrenset og leverandører skal sikre at ansatte samtykker til eventuelt overtidsarbeid.
Leverandører skal respektere og etterleve gjeldende lovgivning, internasjonale konvensjoner og kollektive overenskomster, hvis aktuelt, om arbeidstid og pauser, inkludert overtidsarbeid samt ferier, sykefravær og foreldrefravær og andre gjeldende fraværsbestemmelser.
Leverandører skal respektere ansattes behov for restitusjon og sikre at alle ansatte har rett til tilfredsstillende ferie med lønn som minimum tilsvarer nasjonal/internasjonal lovgivning.
Helse, miljø og sikkerhet
Helse-, miljø- og sikkerhet er svært viktig for Econa. Leverandører skal sørge for, og opprettholde et sikkert arbeidsmiljø i samsvar med gjeldende lovgivning og oppmuntre til god praksis innen helse og sikkerhet.
Leverandører forventes å etablere forsvarlige tiltak for å forhindre ulykker og yrkesmessige sykdommer, herunder å tegne alle lovpålagte forsikringer. Arbeidsrelaterte ulykker skal rapporteres til relevante myndigheter, undersøkes og forebyggende tiltak skal innføres.
Leverandører forventes å ha en skriftlig policy, personalhåndbok, erklæring eller lignende som dekker helse og sikkerhet og som kommuniseres og gjøres tilgjengelig for alle ansatte og tilgjengelige interessenter.
Etisk forretningsvirksomhet
Forretningsintegritet
Econas leverandører forventes å til enhver tid opptre etisk, forsvarlig, rettferdig og profesjonelt. Leverandører skal respektere de lover som regulerer deres virksomhet og skal unngå å skade mennesker, miljø og Econas omdømme. Det forventes også at dette tilstrebes ved bruk av eventuelle underleverandører i leverandørens leveranse til Econa.
Korrupsjonsbekjempelse
Econa har nulltoleranse for korrupsjon og påvirkningshandel, og bestikkelser skal ikke forekomme mellom oss og våre forretningsforbindelser. Econas leverandører skal aktivt motarbeide og ta avstand fra alle former for korrupsjon og skal overholde lover og regler knyttet til bestikkelser, korrupsjon, anti-hvitvasking, bedrageri, utpressing og annen ulovlig forretningsvirksomhet.
Leverandører skal ikke tilby, etterspørre, love, motta eller gi noen form for utilbørlig fordel, tjeneste eller incentiver til noen i den hensikt å skaffe personlige eller forretningsmessige fordeler. Dette gjelder uansett om denne fordelen blir tilbudt direkte eller indirekte gjennom andre.
Leverandører forventes å utvikle og implementere retningslinjer for korrupsjonsbekjempelse, interne kontrolltiltak og opplæring som er forholdsmessig tilpasset deres virksomhet.
Anti-hvitvasking og skatt/avgift mv.
Econas leverandører skal ta avstand fra alle former for hvitvasking og etablere rimelige tiltak for å forhindre og håndtere at virksomheten benyttes til hvitvasking og terrorfinansiering. Leverandører skal følge gjeldende skatteregler og ikke bidra til skatte- og avgiftsunndragelser, eller på annet vis tilegne seg offentlige midler urettmessig.
Konkurranse
Econas leverandører skal etterleve konkurranselovgivningen og skal ikke forårsake eller være en del av brudd på konkurranselovgivning, som for eksempel ved ulovlig samarbeid om pris, ulovlig markedssamarbeid eller annen form for atferd som medfører brudd på konkurranselovgivningen.
Interessekonflikter
Leverandører skal unngå interessekonflikter mens de jobber på oppdrag for Econa. Leverandørers forretningsbeslutninger skal ikke være motivert eller påvirket av personlige forhold eller interesser.
Econas leverandører skal uten unødig opphold informere Econa om forhold som kan skape problemer for leverandørs uavhengighet, eller som kan skape, eller fremstå som, interessekonflikt ved gjennomføring av oppdraget.
Personvern og informasjonssikkerhet
Leverandører skal følge den til enhver tid gjeldende personverns- og informasjonssikkerhetslovgivning ved innsamling, lagring, overføring, deling eller annen behandling av personopplysninger.
Leverandører skal ha forholdsmessige rutiner og systemer som sikrer at det ikke forekommer urettmessig tilegning, bruk eller deling av data, informasjon eller materiale. Leverandører skal gjennomføre nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger og fortrolige opplysninger.
Varsling av kritikkverdige forhold
Econas leverandører forventes å ha en varslingsprosess som er kjent for den ansatte og der ansatte skal kunne varsle om sine bekymringer uten frykt for represalier. Leverandører skal sørge for beskyttelse av varslerne og for hensiktsmessig undersøkelse, håndtering og oppklaring av varslede saker.
Hvis Econas leverandører oppdager brudd på disse retningslinjene, i selskapet eller blant underleverandører, skal leverandører varsle Econa uten unødig opphold.
Inspeksjoner og rapporter
Som en del av Econas oppfølging av leverandører, forbeholder Econa seg retten til å kontrollere leverandørers og underleverandørers etterlevelse av disse retningslinjene gjennom hele kontraktens løpetid gjennom revisjoner eller inspeksjoner hos leverandør eller underleverandør, selv eller via tredjepart. Hver av partene dekker egne kostnader ved slike kontroller.
Leverandører forventes å være behjelpelig med å gjennomføre oppfølgingssamtaler, revisjoner og inspeksjoner, herunder å fremlegge nødvendig dokumentasjon innen rimelig tid.
Econa kan kreve denne dokumentasjonen i form av:
- egenerklæring fra leverandører
- egen eller uavhengig tredjepartskontroll
Leverandører kan selv velge å dokumentere oppfølging av kravene ved adekvat sertifisering av virksomheten.
For øvrig vil leverandøren på forespørsel bistå Econa med relevant informasjon om egen virksomhet og underleverandørkjede til bruk i Econas lovpålagte aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven.
Brudd på etiske retningslinjer
Ved manglende etterlevelse eller brudd på de materielle krav i etiske retningslinjer hos leverandører vil Econa fortrinnsvis be leverandør rette opp forholdet og dokumentere dette innen en fastsatt frist. Ved manglende retting eller grove brudd forbeholder Econa seg retten til å gjøre alle tilgjengelige kontraktsmessige beføyelser gjeldende, eksempelvis stans av leveranse, heving av kontrakt og krav om erstatning mv.